Политика за съхранение и изтриване на лични данни

1. Цел

Настоящата Политика определя правилата за съхранение, архивиране, анонимизиране и изтриване на личните данни, обработвани от „РЕНТПРО“ ООД във връзка с предоставянето на платформата RentPro.

Целта е да се гарантира, че личните данни се съхраняват само за периода, необходим за изпълнение на законови, договорни и бизнес цели, след което се изтриват или анонимизират по сигурен начин.

2. Обхват

Политиката се прилага за всички лични данни, обработвани от дружеството чрез:

• уеб платформата;
• мобилните приложения;
• вътрешните административни системи;
• резервните копия;
• архивите;
• електронната кореспонденция, когато съдържа лични данни.

3. Основни принципи

При съхранението и изтриването на лични данни се спазват следните принципи:

• данните се съхраняват само докато са необходими;
• не се съхраняват данни без законово или договорно основание;
• след отпадане на основанието данните се изтриват, анонимизират или архивират;
• достъп до архивите имат само оправомощени лица;
• всички действия се документират, когато това е приложимо.

4. Срокове за съхранение

Личните данни се съхраняват за сроковете, определени от закона, договора или вътрешните правила на дружеството. Основните категории данни се съхраняват както следва:

При противоречие между настоящата Политика и задължителен законов срок се прилага законовият срок.

5. Архивиране

След прекратяване на необходимостта от активно използване на данните те могат да бъдат преместени в защитен архив, когато:

• това се изисква по закон;
• е необходимо за защита на законни интереси;
• е необходимо за защита при евентуални правни претенции.

Архивните данни не се използват за текуща оперативна дейност.

6. Изтриване на лични данни

След отпадане на основанието за обработване личните данни се изтриват по сигурен начин. Изтриването може да бъде:

• автоматично;
• ръчно;
• извършено след одобрение от оправомощено лице.

Когато съществува законово задължение за съхранение, искането за изтриване може да бъде ограничено до данните, които не подлежат на задължително съхранение.

7. Анонимизиране

Когато е необходимо запазване на информацията за статистически, аналитични или исторически цели, личните данни могат да бъдат анонимизирани. След анонимизацията информацията не трябва да позволява идентифициране на конкретно физическо лице.

8. Резервни копия

Личните данни могат временно да присъстват в резервни копия (Backup), създадени с цел възстановяване на системата при технически инцидент. Резервните копия:

• се съхраняват защитено;
• имат ограничен достъп;
• се подменят съгласно вътрешния график за архивиране;
• не се използват за текуща обработка на лични данни.

9. Искания за изтриване

При получено искане за изтриване дружеството извършва проверка дали:

• съществува законово основание за съхранение;
• има висящ договор;
• има висящ съдебен или административен спор;
• съществува друго основание, което изисква запазване на част или всички данни.

Когато законът позволява, данните се изтриват или анонимизират в разумен срок. Искания се изпращат на support@rentpro.bg.

10. Отговорности

Ръководството на дружеството определя лицата, които отговарят за:

• правилното съхранение на личните данни;
• архивирането;
• изтриването;
• поддръжката на настоящата Политика;
• контрола върху изпълнението ѝ.

Всеки служител е длъжен да спазва настоящата Политика при работа с лични данни.

11. Преглед и актуализация

Политиката се преглежда най-малко веднъж годишно или при:

• промяна в законодателството;
• промяна в дейността на дружеството;
• внедряване на нови технологии;
• промени в архитектурата на платформата;
• необходимост от подобряване на вътрешните процеси.

12. Заключителни разпоредби

Настоящата Политика влиза в сила от датата на утвърждаването ѝ. Тя се прилага съвместно с:

• Политиката за поверителност;
• Политиката за използване на бисквитки;
• Общите условия за ползване.

Контакт: support@rentpro.bg · Контакти